次回集客につなげるためのセミナーレポート(イベントレポート)書き方のコツ

前回、「セミナー告知文」の書き方について記事にしたところ、「ためになった!」という感想を多数頂きました。

「自分の日常は、人の非日常」という言葉もありますが、自分が当たり前だと思っていることのなかにも、人にありがたがられる情報って結構あるものですね。

ということで、今回は、違う視点から「セミナー集客」に必要な文章について考えてみたいと思います。

「告知文」はセミナー前に書くものですが、セミナー終了後に書く「セミナーレポート」についてです。

前職では、月に10種類くらいのセミナーを運営する会社にいたのですが、自分がメインで企画にかかわったものについては、初回のセミナーは受講生と同じように全部聞き、特に力をいれたいセミナーについては、セミナーレポートを書いていました。

その経験などを元に、セミナーレポートの書き方と使用方法など、参考になることをお伝えできたらと思います。

 セミナーレポートって何? 何のために書くの?

まず、「セミナーレポートって何?」について書きます。

「セミナーレポート」という言葉の正式な定義は分かりませんが、ここで私が言いたいのは、

「〇〇についてのセミナーを開催しましたよ。こんなふうな内容で、こんな様子で、受講生からはこんな感想が出ましたよ」

もしくは参加者として書く場合は、

「〇〇についてのセミナーに行ってきましたよ。こんな内容で、こんな様子で、こんなことが学べましたよ」

ということを伝える文章のことです。

告知文はしっかりデザインしたページで人に見せることが多いと思いますが、セミナーレポートは、ブログの一記事だったり、メルマガの文章だったりで、「ちょっと伝えておく」程度に使うことが多いかもしれません。

でも、定期開催するセミナーやイベントの場合、しっかりしたセミナーレポート(イベントレポート)を作っておくと、次回開催の時に、かなり集客に影響が出ます。

セミナー(イベント)時にアンケートを取って、それを「お客様の声」として紹介するだけでもいいのですが、レポートの形にしておくことで、より臨場感が伝わり、セミナーやイベントの全体像がつかめるようになるからです。

また、セミナー終了後(イベント終了後)に、ブログの記事にしたり、facebookでシェアしたりすることで、「あ、この人(この会社)、こんなことをしているんだ」という印象を人に与えることができます。

人間、みんな自分のことで忙しいですから、人の行動を事細かくチェックしたり、覚えたりはしていません。

だからこそ、「接触回数を増やすこと」は、非常に重要です。

セミナーやイベント当日か翌日に、「こんな雰囲気で行いましたよ」という軽い情報をSNSなどで流し、数日~1週間後にきちんとブログなどの記事にしてアップすることで、「こんなセミナーをする人(会社)なんだ」ということが、より多くの人に伝わるはずです。

誰が書くのがいい?

プロフィール文作成ワークショップセミナーレポートを書く人間として、一番いいのは、実際にセミナーを受講した(イベントに参加した)第3者です。

それが難しければ、講師ではない、主催者側のスタッフ。それも無理なら、講師をした自分で書くのもOKです。

何もないより、絶対、自分ででも書いたほうがいいです。

私も3月・4月・5月に「プロフィール文作成ワークショップ」を行いましたが、そのときのレポートは自分で書いています(それぞれブログの1記事にしています)。

自分で書くのであっても、できるだけ客観的な内容も入れ(当日のタイムスケジュール、アンケートでもらった感想、仕上がったプロフィールなど)、「こんな流れで、こんな雰囲気で、こんな結果に終わりました」ということを伝えるようにしました。

また、以前、知り合いが開催した起業塾で「素敵な仕事人から学んだ7つのこと」という数時間の講義をさせてもらったのですが、その時のことも、レポートにしています。

講師として呼んでもらったときに、こうやって記事を書くことで、自分の宣伝にもなりますが、呼んでくれた人への感謝の表明にもなるかな、と私は思っています。

いいイベントに行ったなと思ったときなども、できるだけブログの記事にしてアップするようにしています。

ブログをマメに書いている人には、そういうボランティア精神で、セミナーやイベントのレポートを書いてくれる人も多いように感じます。

でも、必ずその日に来て、自分の意図したようにレポートを書いてほしいと思ったら、やっぱりお金を払って、人に依頼したほうがいいですね。

私はそういう仕事もさせてもらっていますが……。

 

効果的なレポートを書くための当日の注意点

では、レポートを書くことに決まった人は、セミナー(イベント)当日はどう過ごし、レポートはどう書いたらいいのでしょうか?

まず、事前&当日の注意点を挙げるとしたら、次の3つです。

  1. 自分(自社)が主催するセミナーの場合は、参加者に写真撮影が可能かを尋ねる。顔写真をサイトなどにアップされたくない人がいたら、きちんと覚えておき、写真を公開するときに、ぼかしを入れるなどの対応をする。
  2. 人に頼まれてレポートを書くことに決まった場合は、写真撮影まで自分が担当するべきか、相手側の意向を聞く。写真撮影も頼まれた場合は、1受講生として席から撮ったほうがいいのか、もうちょっと「スタッフ」的な立場で、席から立って撮影することも可能なのか確認する(自分で開催するセミナーでない場合は、「1」の確認は、主催者側にお願いする)。
  3. 人から頼まれたレポートの場合で、録音をしておきたい場合は、ICレコーダーを講師の席などに置くことは可能か確認し、可能ならおかせてもらう(自分の持っているICレコーダーの性能にもよると思いますが。自分の席でも十分録音できるなら、自席に置けばOK)。

セミナーレポート(イベントレポート)の場合、文章も大事ですが、写真がそれ以上に大事です(って、ライターが書いちゃっていいのかな(笑))。

人から頼まれてレポートを書く場合は、できるだけ良い写真が撮れるように、主催者側との事前の確認が大切です。

セミナーレポートには、何を書く?

ようやく内容の話にたどり着きました(笑)

セミナー告知文から分かる程度のことしか書かれていないレポートなら、ある必要がありません。

ですので、レポートには最低限、下記のことは入れるように、私は心がけています。

セミナー(イベント)の内容と雰囲気

タイトルや出だしには「〇〇セミナーの感想」となんのセミナーの話か、まず分かるように書きます。

そして、告知文と見比べてレポートを読んでくれる人はまれなので、改めて、どんな人を対象にした、どんなセミナー(イベント)だったのか、概略を最初に説明します。

そのあと、会場の雰囲気を書きます。どれくらいの人が来ていたのか、どんな層の人なのか、楽しい雰囲気なのか、真剣な雰囲気なのか、などが伝わようにしましょう(写真で補える部分は、写真でも可)。

たくさんの人数が集まったのなら、その盛況ぶりをアピールするように書き、人数が少ないなら、少人数で密度が濃かったことを強調します(長所と短所は裏表。嘘をつかなくても、いかようにでも書けます(笑))。

進行やポイント

あらかじめタイムスケジュールが公開されていたセミナーで、その通りに進んだのだとしても、改めて、「予定通り、こんな流れで進みました」という感じに、内容を箇条書きなどでシンプルに入れていきます。

ただ、講師には大きく2通りの人がいて、タイムスケジュール通り、ぴしっと決めてくる人と、その日の感覚で大きく内容を変えてくる人がいます。

ぴしっとしたセミナーなら、その進行の順番にも意味がしっかりあるのでしょうから、その意味のある構成が読者にも伝わるようなレポートにする必要があります。

でも、「ワークが満載で、話もあちらこちらに飛ぶのだけれど、最終的には決められているゴールにたどり着く」といった感じのセミナーもあります。

その場合は、事細かに進行を書くよりも、ポイント、ポイントを押さえることを意識したほうがいいです。

Aというワークが盛り上がりました。

Bというワークでは、みんな〇〇という気づきがあったようです。

そして最終的に、セミナーの最後には、ほとんどの人が心洗われた気分になり、“あしたから□□します”と宣言して帰りました。

みたいな感じに、特に自分の印象に残った部分をいくつか取り上げ、多くの人が「ゴール」にたどり着いたということが分かるような文章で締めたほうが、逆にしっくり収まります。

(第3者としてレポートを書く場合は)自分が感じたこと・学んだこと

レポートを書くことを、主催者側から頼まれた場合は、「客観的な視点」が欲しいために頼まれたと考えるべきです。

ですので、自分が個人的に感じたこと、学んだこと、得たこともしっかり入れ込みましょう。

私は嘘をつくのは嫌いなので、全然いいと思っていないものを「とてもよかったです!」などとは書きませんが、それでも、いいところが全くないセミナーやイベントなどはないはずです。

手放しで「良かった!」と言えるものでなかったとしても、良かった部分を細かく見つけ、その「部分」を褒めるようなことを書き、否定的なことは書かないようにします。

(気になった点は、主催者・講師に直接伝えて、次の改善のヒントにしてもらうのはありだと思いますが、レポートに書く必要はありませんからね。主催者・講師に伝えるかどうかも、私はその人との関係性で判断します)

他の人の感想など

他の人の意見も聞けるようなら、それも入れましょう。

自分が主催しているのなら、集めたアンケートの感想をレポートにも入れ込めますし、「受講生」側の立場としてレポートを書いている場合も、周りの人と言葉を交わし、「なんのためにこのセミナーに来たのか」「受けてみてどうだったのか」など、ちょっとした感想を拾えると、より良いです。

自分の意見だけではなく、数人の感想になるだけで、レポートも立体的になりますからね。

以上を踏まえて、当日、何をするべきか

ということで、レポートに入れたいことから逆算し、当日しておいたほうがいいことをまとめます。

  • セミナー会場の雰囲気、講師の雰囲気、受講生の雰囲気が分かるような写真を撮る(可能な範囲で)
  • ICレコーダーを使うなら、それをセットする
  • 受講生の数を数える。
  • セミナーの進行をメモしておく。
  • 受講生の立場でレポートを書くなら、セミナー中は受講生になり切り、全部をしっかり自分事として体験する(でないと、そのセミナーが自分の糧になったのかどうか分からない)
  • 休憩時間やセミナー終了後、周りの人と話せる雰囲気なら、雑談しつつ、「セミナーに来た理由」と「セミナーに来てどう感じたか」を聞く

 

まとめ:セミナーレポートを書くなら、これを入れよう!

セミナーレポートに入れたほうがいい内容

  • 写真
  • セミナー(イベント)の概要と会場の雰囲気
  • 進行や主なポイント
  • (第3者としてレポートを書く場合は)自分が感じたこと・学んだこと
  • 他の人の感想など

自分で主催したセミナーやイベントなら、そのままアップしていいですが、人が主催しているものの場合は(特に依頼されて書いたものなら)、相手にチェックしてもらってから、公開するようにしましょう。
(たとえば、「参加者5人で、密度濃く進みました」と書いたとしても、主催者側は、「5人しか集められなかった」と感じていて、その数字を出されたくない、などということもあります。本人に確認しないと、分からないことは意外とあるので、要注意です)

是非、前回書いたセミナー告知文の記事と一緒に参考にしてください!

そして、複数回開催やシリーズもののセミナーやイベントを行う際には、「告知文作成」→開催→「セミナーレポート作成」→「2回目以降の告知」の流れを意識してみてくださいね。

遊部香のオフィス言の葉では、セミナーやイベントレポート作成の依頼も受け付けています。

セミナーやイベント内容を魅力的に伝える文章があることで、次の集客に大きく影響が出ます。是非、レポートが必要な場合は、声をかけてください。

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執筆者:遊部 香(あそべ かおり)

オフィス言の葉代表
インタビューライター


千葉県市川市を拠点に「インタビュー記事作成」「WEB文章設計・ライティング」などをしております。

自分自身が多くの本やブログ、メルマガから「しあわせに生き、しあわせに働くヒント」をもらったように、自分もその知識と経験、文章力で、誰かの今日と未来を輝かせるためのお手伝いができたら嬉しいなと思っています。

文章を書くのが仕事であり、趣味。純粋な趣味として、花や風景の写真を撮っています。

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